1. Parties et champ d'application

Les présentes conditions (les « Conditions ») régissent la relation entre vous, notre client (désigné par « vous » dans les présentes), et Visadesk.be, division de ASX-IBECO N.V. qui est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0440.448.591  et est sise à 2000 Anvers, Kattendijkdok Oostkaai 5. Si vous êtes un consommateur au sens de toute législation locale, comme la réglementation sur la protection du consommateur (le « Consommateur »), il est possible que vous puissiez avoir recours à des droits supplémentaires, qui seront précisés dans le présent document. Si vous n'êtes pas un Consommateur, vous confirmez que vous avez la faculté de lier toute entreprise pour laquelle vous cherchez à acheter des services. Les présentes Conditions incluront certaines dispositions précisées sur le site Web Visadesk.be propre à votre pays (le « Site Web ») se trouvant à Visadesk.be.be, y compris la Politique de confidentialité de Visadesk.be, qui collectivement seront exclusives par rapport aux services de Visadesk.be. Les conditions générales autres que les présentes ne sont pas applicables et ne font pas partie du contrat conclu entre nous, même si nous ne les rejetons pas de manière explicite. Les Conditions peuvent être modifiées sans préavis, étant cependant entendu que les Conditions en vigueur au moment de la passation ou de la modification d'une commande régiront la commande en question.
Les principaux services offerts par Visadesk.be visent à vous aider à obtenir des visas de voyage et d'autres documents de voyage. Visadesk.be indique les documents et formulaires généralement nécessaires pour les obtenir et envoie ensuite ces documents et formulaires dûment remplis par vos soins aux autorités ou organismes appropriés. Afin d'éviter toute ambiguïté, si Visadesk.be vous fournit des services, vous êtes alors son client et les présentes Conditions sont applicables. Si Visadesk.be vous dirige vers un autre prestataire de service, il vous appartient d'examiner les services fournis par celui-ci et ce sont les conditions générales de ce prestataire qui sont applicables en ce qui concerne ses services. Nous déclinons toute responsabilité pour les services de tiers, et les présentes Conditions ne sont pas applicables à de tels services.
Notre procédure de commande vous permet de vérifier votre commande et d'en corriger les erreurs avant de nous l'envoyer. Après la passation d'une commande, Visadesk.be vous enverra un accusé de réception par e-mail. Si votre commande semble correcte, Visadesk.be vous informera qu'elle a accepté votre commande et a commencé à la traiter. Cet e-mail d'acceptation est intitulé « Votre commande pour Visadesk.be a été reçue ». Le contrat entre nous ne sera conclu que lorsque nous vous enverrons cet e-mail d'acceptation.
Les présentes Conditions s'appliquent à toute offre et tout accord conclu entre vous et Visadesk.be et à toute prestation de service qui est fournie par ou pour le compte de Visadesk.be, y compris, sans limitation, le traitement de visas, de passeports et de documents pour vous ou pour votre compte. Certaines Conditions peuvent faire référence à une autorité de délivrance, c'est-à-dire l'organisme qui délivre ou fournit les documents que vous avez demandés ; il peut s'agir d'une ambassade, d'un consulat ou d'une autre instance.
En Belgique, si vous êtes un Consommateur, vous avez peut-être le droit légal d'annuler une commande ou un contrat en vertu de la réglementation sur la protection du consommateur pendant une période de rétractation de 14 jours ouvrés. Par conséquent, si, pendant cette période, un Consommateur change d'avis ou, pour une raison quelconque, décide qu'il ne veut plus procéder à une commande, il peut en aviser le fournisseur en vue d'annuler la commande et de se faire rembourser. Un Consommateur peut aviser Visadesk.be d'une annulation par tout moyen écrit. Néanmoins, en raison de la nature urgente des commandes passées auprès de Visadesk.be, et pour laisser une marge de manœuvre suffisante afin d'éviter des conséquences potentiellement graves en cas de retards, Visadesk.be commence à effectuer les services au moment de l'autorisation de paiement et/ou de la réception de toute la documentation, ce qui peut se produire avant l'expiration de la période de rétractation légale. Le Consommateur l'autorise et l'accepte expressément. Par conséquent, le Consommateur ne bénéficiera pas nécessairement de la période de rétractation intégrale pour les commandes passées auprès du Visadesk.be et devra peut-être payer une partie ou la totalité des services fournis par Visadesk.be avant la réception de son avis d'annulation. En outre, les visas sont des documents préparés en fonction des propres spécifications du Consommateur et, en tant que tels, ne font pas nécessairement l'objet d'une période de rétractation ni d'un droit d'annulation.

2. Procédure

Visadesk.be s'efforcera de vous fournir des informations exactes et de faire en sorte que vous obteniez en temps voulu le visa nécessaire pour votre voyage pour la date requise. Néanmoins vous ne devez pas oublier que toutes les conditions nécessaires pour obtenir ce visa (documentation, frais, délais, etc.) sont basées sur des critères généraux et peuvent varier en fonction des informations que vous fournissez à Visadesk.be, comme votre nationalité actuelle ou passée, votre résidence, votre sexe, votre âge, votre profession, vos récents voyages et votre religion, entre autres. Vous ne devez pas oublier non plus que l'autorité de délivrance peut modifier sans préavis les exigences générales pour un pays ou exiger des informations particulières supplémentaires de votre part. Visadesk.be essayera de vous informer de ces changements le plus rapidement possible.

3. Envoi des documents

Vous pouvez consulter la liste des conditions à remplir pour le traitement de votre visa sur notre Site Web. Pour que vous suiviez l'acheminement de vos documents, vous recevrez un e-mail confirmant la réception de vos documents lorsqu'ils arriveront aux bureaux de Visadesk.be.
Visadesk.be traitera uniquement le ou les visas indiqués dans votre demande et décline toute responsabilité quant aux autres visas requis pour votre voyage qui n'ont pas fait l'objet d'une demande ou qui se rapportent à des escales faisant partie de votre voyage.
En envoyant à Visadesk.be une ou plusieurs demandes de traitement d'un ou de plusieurs visas, vous acceptez les présentes Conditions. Après la soumission de votre ou vos demandes à Visadesk.be, Visadesk.be enverra à l'adresse électronique fournie par vous un e-mail contenant les conditions spécifiques du visa requis (type de visa, destination, délais, etc.). À la réception de vos documents, vos demandes seront validées et Visadesk.be lancera les procédures d'obtention du ou des visas. S'il est possible de passer commande par téléphone, les commandes téléphoniques seront acceptées le jour de leur passation tandis que les commandes par correspondance seront acceptées : (a) lorsque nous vous enverrons un e-mail avec une « Confirmation de réception de commande » ; ou (b) le premier jour ouvré suivant la réception des formulaires remplis. Visadesk.be se réserve le droit, à son entière discrétion, de refuser de traiter une demande à tout moment, sans en préciser le motif.

4. Obtention du visa

Lorsque Visadesk.be vous renvoie votre passeport et vos documents, il est important que vous vérifiez que tous les visas nécessaires pour votre voyage ont été obtenus et que les visas pour chaque pays que vous prévoyez de visiter sont valides pour les dates d'arrivée et de départ du pays ou de la région visitée et pour le but et la nature de votre visite (tourisme, affaires, études, etc.). Si vous remarquez une anomalie quelconque dans vos documents, vous devez en aviser Visadesk.be immédiatement par e-mail.
La délivrance d'un visa dépend exclusivement de l'autorité de délivrance, mais les agents d'immigration de chaque pays prendront la décision finale d'autoriser ou non l'entrée dans le pays ou la région, même si toutes les exigences précisées ont été respectées. Visadesk.be ne garantit pas que l'autorité de délivrance délivre le visa en temps voulu et dans les délais précisés. Par conséquent, les frais de service de Visadesk.be seront prélevés en contrepartie de l'achèvement des procédures de délivrance requises. Les billets de voyage ou réservations non remboursables ne doivent pas être achetés avant la délivrance de tous les visas.

5. Livraison

Sauf instructions contraires, Visadesk.be enverra les demandes remplies par son propre service courier ou une  compagnie de messagerie tierce. Des frais de livraison seront ajoutés à votre commande. Toutes les compagnies de messagerie tierces sont soumises aux conditions qu'elles ont établies. Visadesk.be décline toute responsabilité pour la perte ou les retards occasionnés en cas d'utilisation de compagnies de messagerie tierces.

6. Services supplémentaires

Visadesk.be peut proposer la prestation de services supplémentaires dans certains pays. La description et les termes pertinents de ces services supplémentaires peuvent être consultés sur le Site Web par le biais du répertoire de services et font partie des présentes Conditions.

7. Prix/Frais de service

Les prix pour les services rendus par Visadesk.be seront ceux qui sont précisés sur le Site Web, y compris les taxes indirectes éventuelles s'y appliquant et tous les frais facturés par une autorité de délivrance ou un service de messagerie ou de livraison ; ils sont tous payables par vous.
Une fois que Visadesk.be envoie, pour votre compte, une demande de document de voyage à une autorité de délivrance, les frais de service de Visadesk.be ne sont pas remboursables.
Les frais consulaires et la disponibilité des services peuvent être modifiés sans préavis. Les frais et services peuvent varier entre le moment de passation de la commande et le moment d'exécution de la commande. Visadesk.be s'efforcera de communiquer de telles variations au client dans la mesure du possible. Visadesk.be se réserve le droit de sélectionner le service le mieux adapté aux contraintes de temps indiquées par le client.
Tous les montants versés à une autorité de délivrance par Visadesk.be pour votre compte sont non remboursables. Au cas où une demande de visa ou de passeport serait envoyée pour votre compte et serait refusée pour une raison quelconque, Visadesk.be tentera une nouvelle fois d'obtenir le document de voyage si vous le lui demandez. Vous devrez payer tous les frais supplémentaires fixés par l'autorité de délivrance et, au cas où une seconde tentative d'obtention de visa serait nécessaire en raison d'une erreur faite par vous sur la demande de visa, Visadesk.be est en droit de facturer des frais de traitement de 20 €.
Les commandes qui ne sont pas envoyées par le biais de la procédure de commande en ligne peuvent faire l'objet de frais administratifs supplémentaires si le Site Web le mentionne.  Visadesk.be se réserve le droit de conserver les passeports et documents jusqu'à la réception du paiement intégral. Les prix peuvent varier en fonction du nombre de jours de traitement disponibles pour la prestation. Les jours de clôture de consulats et les jours fériés sont exclus.
En cas de demande d'un visa électronique australien (ETA) ou d'un visa électronique pour les États-Unis (ESTA), le prix inclut uniquement le traitement du visa ETA/ESTA et exclut le coût de toute procédure d’appel ou de services supplémentaires. Le coût d'une demande de visa ETA/ESTA n'est pas remboursable ; en cas de refus de votre demande, vous ne serez pas remboursé(e).
Les commandes annulées avant l'envoi de la demande feront l'objet des frais de traitement déterminés par Visadesk.be. Après l'envoi de la demande à un organisme gouvernemental approprié, les frais seront redevables dans leur totalité. Le retrait précoce d'une demande peut, en outre, faire l'objet de frais d'annulation.

8. Avertissements / Avis de non-responsabilité

L'autorité de délivrance prendra la décision finale concernant le type de visa ou passeport requis, son délai de délivrance et sa durée de validité. Avant de donner son approbation, l'autorité de délivrance peut demander des documents supplémentaires. Elle peut refuser toute demande de visa, de passeport ou d'autre document de voyage pour quelque raison que ce soit et n'est pas dans l'obligation de justifier ce refus à Visadesk.be. Visadesk.be n'est pas responsable de délivrer les visas ou passeports et ne peut aucunement garantir la délivrance d'un document par une autorité de délivrance, ni ne peut garantir le temps dont celle-ci aura besoin pour accepter ou refuser une demande. Les autorités de délivrance peuvent décider d'octroyer un type de document de voyage autre que celui faisant l'objet d'une demande, ce qui peut avoir des répercussions sur le but, la validité et le nombre d'entrées dans le pays concerné. En conséquence, il est fortement déconseillé d'acheter des billets ou réservations non remboursables avant l'obtention de tous les documents requis pour votre voyage. Outre la procédure suivie par les autorités de délivrance, Visadesk.be se réserve le droit d'établir un ordre de priorité de traitement entre les demandes en fonction des dates de voyage concernées. Les prix sont facturés en contrepartie de mesures raisonnables pour la délivrance d'un document de voyage requis.
Visadesk.be fera tout son possible pour traiter les demandes de visas, de passeports et/ou de documents en provenance des clients. Néanmoins, Visadesk.be ne sera en aucun cas tenue responsable des actions d'un consulat, d'une ambassade ou d'un bureau des passeports donnant lieu au retard du traitement, voire au non-traitement, de ces demandes pour une raison quelconque, ni ne sera tenue responsable des dépenses et/ou retards portant sur ou découlant de : (a) formulaires de demande incomplets ; (b) formulaires remplis incorrectement ou comportant de fausses déclarations ; ou (c) documents d'appuis inexacts ou incomplets. Visadesk.be ne sera pas tenue responsable des dépenses et frais que vous supporterez en raison d'un tel retard ou d'une telle non-délivrance, et aucuns frais ne seront prélevés à charge de Visadesk.be.
En cas de demande d'ETA/ESTA, Visadesk.be essayera de vous aider à obtenir les documents pertinents pour vous permettre de réaliser vos plans de voyage, mais ceux-ci ne devraient être confirmés qu'une fois que vous aurez obtenu les documents nécessaires vous autorisant à entrer dans le pays.
Visadesk.be fournit des informations sur les visas et passeports de bonne foi, étant expressément entendu que lesdites informations correspondent à l'interprétation des informations fournies par les ambassades, consulats ou bureaux des passeports respectifs à tout moment donné, et Visadesk.be décline toute responsabilité, quelle qu'elle soit, en cas d'erreurs et/ou d'omissions dans les informations fournies.
Visadesk.be s'efforcera, dans la mesure du possible, de traiter votre demande de visa, passeport et/ou document de voyage en fonction des instructions données et des formulaires de demande envoyés, mais il vous appartient expressément de faire en sorte que ledit visa, passeport et/ou document obtenu soit valide pendant toute la durée prévue de votre séjour dans le ou les pays objet de votre visite, pour le nombre d'entrées dans ce ou ces pays et pour le but prévu.
Lorsque Visadesk.be renvoie le passeport et les documents, il vous appartient de vérifier que tous les visas requis pour le voyage ont été obtenus, que les visas pour chaque pays devant être visité sont valides pour les dates d'entrée et de sortie de la visite, que vos coordonnées personnelles sont exactes et que votre passeport est valide pendant au moins six mois après la fin du voyage. Il convient de noter que même si un voyageur est muni d'un visa, il ne sera pas nécessairement autorisé à entrer dans un pays car il appartient aux agents d'immigration locaux de prendre la décision finale à cet égard. Visadesk.be recommande à tous les voyageurs d'obtenir un visa avant leur départ et de ne pas essayer d'en obtenir un « à l'arrivée ».

9. Limitation de responsabilité

En cas de perte, d'endommagement, de retard ou de destruction d'un passeport, d'un document ou d'une autre pièce, la société Visadesk.be n'en sera tenue pour responsable que si elle est fautive, et sa responsabilité sera limitée aux frais de remplacement de base de cette pièce. Visadesk.be n'est pas responsable des pièces perdues, endommagées, retardées ou détruites par un service de messagerie ou une autorité de délivrance. Le demandeur doit conserver les couvertures de passeport et tous les documents, comme les relevés bancaires, diplômes d'enseignement et actes de naissance originaux, qui ne sont pas requis dans le dossier de demande selon les instructions de Visadesk.be. Visadesk.be décline toute responsabilité en cas de perte ou de dommage de ces documents.
Visadesk.be décline toute responsabilité au cas où les voyageurs décideraient d'obtenir un visa à l'arrivée. Dans la mesure où la loi l'autorise, Visadesk.be exclut ou limite toute perte directe, indirecte ou accessoire et toutes les conditions et garanties légales ou implicites, y compris, sans limitation, les pertes de profit ou de frais de voyage ou de vacances ou toute perte découlant des informations obtenues sur le Site Web. Sous réserve des dispositions de la présente clause, la responsabilité maximale de Visadesk.be en cas de perte causée à un client, que ce soit à titre contractuel, délictuel ou autre, sera limitée : pour les non-consommateurs, au montant des frais payés par le client ; et pour les consommateurs, aux pertes et dommages à concurrence de la somme maximale de 250 euros, si Visadesk.be est directement responsable de cette perte et si cette perte peut être entièrement attribuable à une prestation de service incorrecte de la part de Visadesk.be.
Aucune des clauses des présentes Conditions n'exclut ni ne limite la responsabilité de Visadesk.be en cas de : (a) décès ou dommages corporels causés par la négligence de Visadesk.be ; (b) fraude ou déclaration frauduleuse ; ou (c) tout autre cas pour lequel il serait illégal pour Visadesk.be d'exclure ou d'essayer d'exclure sa responsabilité.

10. Période de réclamation

Après la réalisation du travail par Visadesk.be, vous disposez d'un délai d’un mois à partir de la date de livraison du visa (ou en cas de non-livraison, à partir de la date de commande) pour informer Visadesk.be de toute réclamation concernant ses prestations de service. Passé ce délai, tous les droits de rectification ou d'indemnisation expireront.

11. Généralités

Les présentes Conditions et tout document expressément y mentionné constituent l'intégralité de l'accord conclu entre les deux parties et remplacent toutes les discussions, courriers, négociations, arrangements, ententes ou accords préalables entre les deux parties ayant pour objet un contrat quelconque. Si l'une des présentes Conditions ne respecte pas la loi, elle doit faire l’objet d’une interprétation restrictive permettant de lui donner tout l'effet possible. S'il est impossible de lui donner effet, elle doit être considérée comme étant dissociable du reste des Conditions. Si Visadesk.be est dans l'incapacité d'accomplir une obligation en vertu des Conditions en raison de toute circonstance, événement ou chose raisonnablement indépendante de sa volonté (« force majeure »), Visadesk.be sera dispensée de cette obligation dans la mesure de l'empêchement, la restriction ou l'ingérence ainsi causée. Visadesk.be peut sous-traiter une partie ou la totalité de ses obligations ou céder une partie ou la totalité de ses droits au titre des présentes conditions. Le présent accord ne crée aucun droit applicable par une personne qui n'y est pas partie, à l'exception de tout ayant-droit ou cessionnaire légal. Tout litige découlant des présentes conditions sera régi par le droit belge, et les deux parties s'engagent à faire attribution de compétence exclusive aux tribunaux de Anvers.